Fiche métier : assistant administratif / assistante administrative

Publié le 20/11/2020 Fiche métier

Vous êtes organisé et aimez accomplir des missions variées ? Avez-vous pensé au métier d'assistant administratif ?

Organisé et polyvalent, l'assistant administratif accomplit les tâches administratives indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise. Accessible à Bac +2, le métier est apprécié pour la diversité de ses missions (accueil, secrétariat, comptabilité) et la variété des entreprises dans lesquelles il peut s'exercer. Découvrez comment devenir assistant administratif.


Qu'est-ce qu'un assistant administratif ?

L'agent administratif est le garant du bon fonctionnement d’une entreprise. Entre le traitement du courrier, la gestion des dossiers administratifs, l'accueil, l'information du public et la prise de rendez-vous, il gère les tâches administratives quotidiennes qui assurent une organisation interne efficace. Le métier d'assistant administratif peut s'exercer dans une entreprise privée, au sein d'un service ou d'un organisme public (collectivités territoriales, services de l'État), dans des secteurs d’activités aussi variés que la logistique, le commercial, les services, la communication… mais également sous différentes formes de contrat, tels le CDI, le CDI intérimaire, l'intérim ou en indépendant, par exemple. Selon son lieu de travail et le périmètre de sa mission, l'adjoint administratif peut être amené à assister un ou plusieurs responsables et à jouer le rôle de secrétaire de direction.


Quelles sont les principales missions d'un assistant administratif ?

La nature des missions de l'assistant administratif dépend de son affectation et de son niveau d'expérience. Cependant, les tâches les plus communes concernent :

  • le traitement du courrier (tri, mise sous pli, affranchissement, dispatching) ;
  • l'accueil téléphonique et physique ;
  • le suivi, le classement et l'archivage des dossiers ;
  • la gestion des commandes (devis, factures, bons de livraison...).

Dans certaines structures, l'adjoint administratif devra également gérer l'administratif lié au personnel :

  • préparation de réunions ;
  • suivi de planning des congés ;
  • traitement de la paie.


Quel est le profil d'un assistant administratif ?

Compétences requises

Employé de bureau, l'adjoint administratif exerce une grande partie de ses missions derrière un ordinateur. Il doit donc maîtriser les outils informatiques (notamment le Pack office : Word, Excel et Powerpoint), les messageries électroniques, disposer d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles solides.

La connaissance d'outils collaboratifs (web-conférence, planning partagé...) ou de logiciels comptables, ERP ou CRM constituent des atouts en fonction du secteur.

Qualités recherchées

Du côté des soft-skills, l'organisation, la rigueur et le sens des priorités sont les premières qualités demandées à un assistant administratif.

D'un point de vue relationnel, il doit également faire preuve d'écoute et de diplomatie.

Enfin, la discrétion est un savoir-être très apprécié chez l'agent administratif.


Comment devenir assistant administratif ?

Le métier d'assistant administratif est accessible avec un diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, bureautique... :

  • BTS Assistant de gestion
  • BTS Assistant de direction
  • BTS Assistant de manager
  • DUT GEA (Gestion des Entreprises et des Administrations)
  • DUT GACO (Gestion Administrative et Commerciale des Organisations)

Notez que les formations supérieures en alternance ont de plus en plus la cote auprès des entreprises !

Titulaire d'un BEP dans le secteur tertiaire, vous avez toutes vos chances pour obtenir un poste d'assistant administratif si vous disposez déjà d'une expérience professionnelle (pensez aux stages !).


Dans la fonction publique, le métier d'adjoint administratif est accessible après l'obtention du concours de catégorie C. Ce dernier n'est soumis à aucune condition d'âge ou de diplôme. Il est aussi accessible sur dossier, en recrutement direct ou par l'apprentissage pour les 16-25 ans via Pôle emploi.


Quelles sont les perspectives d'évolution de carrière de l'assistant administratif ?

La polyvalence du métier d'assistant administratif permet d'accéder à des fonctions transversales et spécialisées :

  • secrétaire de direction ;
  • secrétaire comptable ;
  • assistant de gestion ;
  • assistant commercial.

Les débouchés sont nombreux et varient en fonction du secteur d'activité et de l'expérience.


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